Nieuwe planningstool bij ITC Rubis Terminal Antwerp NV: tot 30% tijdswinst
Nieuwe planningstool bij ITC Rubis Terminal Antwerp NV
Een goede planningstool is goud waard, zeker voor een logistieke onderneming. Dat beseft de Antwerpse tankterminaloperator ITC Rubis maar al te goed. Omdat de bestaande planningstool niet langer voldeed aan zijn groeiende noden, besloot het logistieke havenbedrijf een volledig nieuwe applicatie op maat te laten maken. iAdvise, specialist in low-code softwareontwikkeling, kreeg de opdracht toegewezen. Daarbij leverden ze zo’n goed werk af dat de samenwerking een vervolg krijgt.
ITC Rubis staat sinds 2008 in voor de opslag en overslag van vloeibare chemicaliën, vloeibaar gas en petroleumproducten in de haven van Antwerpen. “Ik vergelijk ons graag met een bedrijf als Shurgard”, vertelt Eric Empsten, Operational Excellence Manager bij ITC Rubis Terminal Antwerp. “Ook bij ons kan je ruimte huren om je producten in op te slaan. Daarnaast zorgen wij ervoor dat jouw producten via vrachtwagens, treinen of schepen in onze tanks geraken – en omgekeerd.” Daarvoor staan ruim tachtig logistieke en andere gespecialiseerde medewerkers in. Vanop Linkeroever bedienen zij klanten van over de hele wereld.
In den beginne was er Excel
Om het laden en lossen van de producten van hun klanten in goede banen te leiden, had ITC Rubis van meet af aan een planningsinstrument nodig. “Zoals iedereen werkten ook wij aanvankelijk met Excel.” Maar al gauw botste ook ITC Rubis op de beperkingen van dat populaire rekenprogramma. “Zolang er maar één persoon in een Excelbestand werkt, gaat alles prima. Maar zodra verschillende collega’s dat tegelijk doen, wat bij ons vrij snel het geval was, krijg je problemen met overschreven data en soortgelijke conflicten.”
Een beter geschikte oplossing vond ITC Rubis in een off the shelf planningstool voor projectbeheer waarin je bijvoorbeeld ook werkroosters kan verwerken. Die applicatie bevatte onder meer een kalender waaraan de planningsverantwoordelijken ook commentaren en kleuren konden toevoegen.
En vooral: waarin ze allemaal tegelijk aan de slag konden. “Die applicatie sloot beter aan bij wat wij deden”, herinnert Eric Empsten zich. “Alleen bleven wij nogal stevig doorgroeien en kon ook die applicatie op een gegeven moment niet langer alle data verwerken die wij erin wilden.”
Ervaren technologiepartner
Samen met de groei van zijn business zag ITC Rubis ook de complexiteit van zijn operaties gevoelig toenemen. “We zijn begonnen met twee verlaadplaatsen voor elk twee vrachtwagens. Dat zijn maximaal vier vrachtwagens tegelijk die we moesten zien in te plannen en te verwerken. Vandaag beschikken we op onze terminal over vijf verlaadplaatsen waar we in totaal zo’n twintig vrachtwagens tegelijk kunnen afhandelen. Daarbij komt dat je op één zo’n verlaadplaats verschillende producten kan verladen, wat de complexiteit nog verder vergroot”, benadrukt Eric Empsten.
Snelle en correcte oplevering
De samenwerking ging formeel van start met een intake-workshop. Daarvoor had iAdvise ook al de relevante bedrijfsprocessen van ITC Rubis grondig bestudeerd. Op basis van die voorbereidende analyse ontwikkelde iAdvise vervolgens de eigenlijke planningstool voor vrachtwagens. Dat gebeurde met het low-code ontwikkelplatform Oracle APEX, een technologie waarmee ITC Rubis nog niet vertrouwd was. “APEX laat toe om snel te werken”, aldus Serina Jacobs, Customer Service & Change Manager bij ITC Rubis. “Op amper een half jaar tijd was de ontwikkeling rond.”
iAdvise leverde ook wat ITC Rubis had gevraagd. “Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is in de praktijk helaas niet altijd zo”, weet Serina. “Wat daar zeker toe bijdraagt, zijn de korte communicatielijnen. Doordat we bijna wekelijks samenzaten, hadden we ook ruim de mogelijkheid om alle functionaliteiten goed te bekijken en alles grondig door te spreken. Zo konden we ook tijdig bijsturen, indien nodig.”
"De planning kan voortaan ook door de klant zelf gebeuren, wat nog meer manueel werk uitschakelt. Daardoor alleen al betaalt het project zichzelf op relatief korte termijn terug.”
Nieuwe planningstool bij ITC Rubis Terminal Antwerp NV: tot 30% tijdswinst
Aanzienlijke efficiëntie- en tijdswinst
“De nieuwe tool moest ons toelaten om een realistische planning op te stellen. Een planning die we ook op het terrein konden waarmaken en niet enkel op papier”, vertelt Serina. Daar kwam nog bij dat niet alleen de eigen medewerkers de transporten beter moesten kunnen beheren en inplannen, de tool moest ook de klanten van ITC Rubis en zijn transporteurs in staat stellen om zelf transporten in te plannen. “Die vraag leefde al langer bij onze klanten. Met de nieuwe tool krijgen zij nu eindelijk die realtime inkijk in onze operaties. Bij ons heeft de tool dan weer voor een enorme efficiëntieverbetering gezorgd, al was het maar doordat er geen dubbele boekingen meer gebeuren.”
Minder manueel werk betekent niet alleen minder menselijke fouten, het betekent ook dat er meer tijd vrijkomt voor andere taken. “Dankzij de nieuwe tool hebben wij tot dertig procent aan tijdswinst geboekt”, zegt Serina. “Er is ook meer rust gekomen bij onze medewerkers op customer service, die onder meer instaan voor de planning van de transporten. Ze zijn niet langer constant afgeleid door mails en telefoontjes over de planning, waardoor ze zich beter kunnen focussen op andere taken. Ze leveren meer kwaliteitsvol werk af, met een grotere toegevoegde waarde voor de business. Dat vertaalt zich op het einde van de rit ook in minder facturatiefouten, bijvoorbeeld, en in gelukkigere klanten.”
Door de digitalisering van het proces kan de planning voortaan ook door de klant/transporteur zelf gebeuren, wat bij ITC Rubis nog meer manueel werk uitschakelt. “Daardoor alleen al betaalt het project zichzelf op relatief korte termijn terug”, besluit Eric Empsten. “Daarbij komt nog dat we onze groei kunnen ondersteunen met het bestaande team. Zeker in onze sector, waar talent zo verschrikkelijk moeilijk is te vinden, is dat geen overbodige luxe.”